Invoice atau Faktur merupakan lembaran yang berisi tagihan pembayaran atau pembiayaan setelah terjadinya transaksi barang atau jasa. Seluruh rincian tagihan akan dituliskan di dalam faktur tersebut. Pada umumnya, suatu perusahaan akan membuat invoice sebagai alat penagihan pembayaran terhadap pelanggannya. Jika kamu masih pemula di dunia bisnis, mengetahui cara membuat invoice ini merupakan hal penting yang harus segera kamu pelajari.
Fungsi dan Tujuan Pembuatan Invoice
Kemampuan membuat invoice atau faktur yang baik dan benar sangat penting bagi kredibilitas suatu usaha. Pembuatan invoice bertujuan sebagai kwitansi bagi pembeli dan sebagai dokumen pembukuan bagi perusahaan.
1. Sebagai Bukti Pembayaran atau Kuitansi untuk pelanggan
Invoice bagi pelanggan bertujuan sebagai kuitansi. Invoice yang diberikan pada pelanggan berfungsi sebagai dokumen instruksional yang membantu pembayaran atas pembelian barang atau penggunaan jasa yang telah dilakukan sebelumnya. Umumnya, invoice dibuat ketika tagihan cukup besar sehingga kwitansi sangat dibutuhkan.
2. Sebagai Dokumen Pembukuan untuk Perusahaan
Bagi perusahaan, tujuan pembuatan invoice tentu diperlukan sebagai jejak akuntansi. Hal ini cukup penting mengingat sebuah perusahaan yang kredibel semestinya menyimpan berbagai arsip keuangan dengan rinci sehingga jika suatu saat dibutuhkan bisa ditemukan dengan mudah.
Informasi Penting yang Harus Ada dalam Invoice
Dalam sebuah invoice, terdapat beberapa informasi yang harus tercantum dan tidak boleh ditinggalkan, demi menjaga akurasi pencatatan transaksi. Berikut ini adalah beberapa rincian yang pada umumnya dicantumkan dalam invoice.
1. Judul invoice
Kamu bisa menuliskan judul di bagian atas tengah dengan huruf kapital. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pelanggan ketika mereka sedang mengurus banyak dokumen sehingga menyadari bahwa yang kamu kirimkan adalah dokumen invoice. Dengan begitu, pelangganmu bisa mendahulukan mengurus pembayaran dalam dokumen invoice tersebut dibandingkan mengurus dokumen lain yang tidak terlalu urgent.
2. Nama dan alamat yang akan membayar
Perusahaan atau orang diminta atau diharuskan melakukan pembayaran, bersama dengan alamat surat, harus dicantumkan. Informasi ini akan membantu pelanggan untuk memahami bahwa dokumen itu sebenarnya ditujukan untuk mereka.
3. Nama dan alamat penerima pembayaran
Nama orang atau perusahaan yang akan menerima pembayaran harus dicantumkan, bersama dengan alamat penerima pembayaran.
4. Daftar barang atau layanan
Daftar barang atau layanan harus dicantumkan secara rinci dalam invoice, misalnya, invoice untuk produk tertentu maka cantumkan deskripsi nama produk, jumlah, harga per unit, dan total harga yang harus dibayarkan. Pastikan kamu menggunakan kolom sehingga rincian deskripsi lebih mudah dibaca. Hal ini cukup penting untuk dokumentasi akuntansi pelangganmu. Jika invoice untuk layanan seperti proyek desain atau penulisan, maka tuliskan secara rinci nama proyek, deskripsi jenis pekerjaan, dan tarif per jam atau dengan perhitungan sesuai perjanjian. Pastikan deskripsi mengenai tarif dibuat serinci mungkin sehingga tidak menimbulkan kebingungan di kemudian hari.
5. Tanggal dalam invoice
Hal lain yang sebaiknya disertakan dalam invoice yaitu tanggal. Beberapa jenis tanggal yang dituliskan di invoice yaitu tanggal dikeluarkannya invoice, tanggal pembelian produk atau penggunaan jasa, serta tanggal pembayaran maksimal. Untuk tanggal pembayaran maksimal, kamu bisa mendiskusikannya dengan pelanggan sehingga mendapatkan kesepakatan yang menyenangkan kedua belah pihak.
6. Nomor invoice
Tidak semua invoice menyertakan nomor. Namun, alangkah baiknya jika invoice yang kamu buat menyertakan nomor sehingga memudahkan pengarsipan invoice. Jika kamu membuat nomor invoice menjadi semacam kode khusus, beritahukan hal tersebut kepada pelanggan sehingga mereka tidak kebingungan.
7. Ketentuan pembayaran
Bagi pihak pembayar atau penerima pembayaran, penting bahwa setiap orang mendapat kepastian waktu pembayaran akan dilakukan. Sebagian besar invoice memiliki jangka waktu 30 hari, yang artinya invoice tersebut harus dibayar dalam waktu 30 hari sejak diterima untuk menghindari biaya keterlambatan atau penalti. Ini biasanya ditulis sebagai “Net 30” pada invoice. Namun setiap perusahaan berhak menetapkan ketentuan pembayaran mereka sendiri. Hal tersebut tergantung pada jenis bisnis yang mereka lakukan dan jenis vendor yang diajak bekerja sama.
Bagaimana Cara Membuat Invoice?
Buat kamu yang belum pernah membuat invoice tidak perlu khawatir. Terdapat cara membuat invoice yang mudah yang bisa kamu pelajari. Pembuatan invoice bisa dilakukan dengan dua cara yaitu secara manual dan menggunakan aplikasi invoice
1. Pembuatan secara manual
Pembuatan invoice secara manual bisa menggunakan kertas atau perangkat lunak di komputer seperti Google Spreadsheet, Google Docs, Microsoft Excel maupun Microsoft Word. Kamu bisa menyesuaikan template, estetika, dan proses penulisan sepenuhnya. Namun, jika dibuat secara manual, ada kemungkinan terjadi kesalahan administratif. Selain itu, cara membuat faktur secara manual akan menyulitkan kamu dalam hal melakukan pelacakan dokumen.
2. Pembuatan menggunakan aplikasi
Menggunakan aplikasi dalam pembuatan invoice akan memudahkan pekerjaanmu, terlebih jika kamu perlu membuat invoice dalam jumlah banyak, maka lebih baik gunakan aplikasi. Dengan menggunakan aplikasi maka pembuatan invoice lebih cepat, serta data akan terlacak dengan mudah.